Software de gestión: la empresa bajo control.

Se produce, en muchos casos, la paradoja de que aunque se ha avanzado muchísimo en campos como las telecomunicaciones o el software para dar a los negocios la oportunidad, ControlAlmacenirrenunciable e inaplazable, de modernizar y adaptar a los mercados actuales su dinámica del día a día, estos avances no llegan a implantarse en los mismos o se hace de forma tímida y chapuzera en muchos casos.

Y es que, aunque afortunadamente se va mejorando (demasiado lentamente), hay un sector de las pymes y profesionales en este país que arrastra un retraso, no ya tecnológico (ver entrada), sino en su mentalidad empresarial: se asume que una empresa o profesional que factura decenas de miles de euros al año es normal que lleve su gestión administrativa en unas hojas de cálculo en el mejor de los casos. Y hemos visto empresarios invertir 80.000 € en una sola máquina (por supuesto que muy necesaria para la producción del bien concreto), tener 5 empleados y varios comerciales y no invertir (que no gastar) 3.000 € en un software de gestión decente. También hemos visto (bastantes, desgraciadamente) negocios que han estado durante mucho tiempo funcionando aparentemente bien, vendiendo, comprando, ingresando, contratando, gastando, invirtiendo, y que en cuestión de semanas se han hundido con unos agujeros monetarios importantes, dejando «colgados» a proveedores, empleados e incluso a la administración del estado. En algunos casos, el gerente o responsable, no ha sido consciente de que el dinero que entraba o salía cada día en las cuentas bancarias, no era el único parámetro a tener en cuenta: existen mercaderías en stock, polizas de crédito, obligaciones de pago futuras, incobrados e incobrables, rentabilidad real de las operaciones, que un comercial tenía mas gastos que ventas, etc.

Somos conscientes del varapalo que ha supuesto la crisis que venimos arrastrando en todos los sectores, pero en muchos casos, también ha sido esta crisis la factura1que ha puesto de manifiesto las debilidades de muchos negocios, como la que hemos señalado. Es de desear que estas circunstancias sirvan para aprender de los errores cometidos (el mejor, aunque duro, método de aprendizaje) y seamos capaces de recobrarnos asumiendo los cambios que, inevitablemente, están ocurriendo. Hay formas de hacer las cosas bien, y a medio y largo plazo, son las únicas que funcionan.

Concretando sobre el tema, es cierto que hace unos años, solo las grandes empresas con personal especializado y enormes recursos, se podían permitir medios de gestión como un ERP, es decir, un sistema informático que maneje la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas, gestión de clientes y proveedores y contabilidad de la compañía de forma modular e interconectada. Pero hoy en día, con la llegada del software de código abierto, existen soluciones como Odoo (OpenERP), susceptibles de ser usadas en todos las categorías empresariales, desde un trabajador autónomo hasta grandes empresas, con unos costes adaptados a cada necesidad y poder adquisitivo.

Las últimas versiones de este software ERP para empresas, negocios y profesionales, están llegando a cubrir prácticamente todas las areas en las necesidades de gestión de las mismas:

  • Para la administración: Contabilidad oficial y financiera, Facturación, Control de Inventarios, Fabricación, Gestión de Proyectos, …
  • Para el incremento de ventas: Prespuestos, Gestión de Relación con los Clientes, Puntos de Venta, …
  • Para dar el salto a la Web: Creación de Websites, Gestión de Blogs, Redes Sociales, Comercio Electrónico, …
  • Para mejorar el marketing: Mailing, Chats en vivo, Gestión de Comunidades de la Red, Encuestas, Eventos, …
  • Para gestionar las relaciones con los empleados: Contratación, Gestión de Flotas y Recursos, Gastos asociados, …

Y todo desde un mismo sistema, accesible desde cualquier punto con conexión a Internet (Pcs, tablets, móviles, portátiles), escalable (crece o mengua según las necesidades de la empresa), modular (se adapta a los requerimientos particulares del negocio) y asequible (no tiene cuotas por usuario o por derechos de uso como otros sistemas propietarios).

Otra gran ventaja de incorporar estos sistemas, es que el usuario no se «casa» de por vida con ninguna empresa concreta, sino que en cualquier momento, si no esta conforme con los servicios de su actual proveedor, puede cambiar a otro de los cientos que existen para este software.

En definitiva, no hay excusas realistas para hacer las cosas bien y mejorar un aspecto tan importante en cualquier negocio como es la gestión del mismo, es decir, tener todo bajo control en el día a día. Para ello, nuestra empresa queda a su disposición para cualquier duda o realizar un estudio de su caso.

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