Hacia la oficina sin papel

El pasado día  25 de Octubre se celebró el “Día Mundial sin Papel”. Esta efeméride trata de concienciarnos sobre la necesidad de utilizar menos cantidad de papel por diversas razones: ecológicas, de sostenibilidad, etc.Gestión Documental

Pero una de las razones en las que podemos centrarnos y actuar en la empresa, es la de mejorar los procesos productivos que se dan den la misma. Es otro de los aspectos empresariales en los que las nuevas tecnologías nos pueden ayudar. ¿Cómo lo hacen?. Pues implementando en nuestra empresa un sistema de gestión documental adaptado a las necesidades de la misma.

– Ventajas de un sistema de gestión documental frente al papel:

  • Ahorro de espacio en las oficinas o centros de trabajo (y por tanto, de dinero: el metro cuadrado de espacio es caro en la mayoría de los casos).
  • Ahorro en tiempo de trabajo (y, por supuesto, el dinero que este cuesta).
  • Disminución en el tiempo de respuesta hacia clientes, proveedores o interlocutores en general en cuestiones relacionadas con la documentación.
  • Acceso rápido, centralizado y eficiente a la información interna de la empresa.
  • Mejora de la capacidad de respuesta ante nuestros interlocutores hasta en un 300%.
  • Acceso desde cualquier lugar a nuestros archivos.
  • Seguridad: quién puede ver o modifica qué.
– Problemas que nos puede evitar un buen sistema de gestión documental:
  • Desorganización y/o colapso de nuestros archivos.
  • Deterioro de los documentos basados en papel.
  • Incapacidad de acceder a la información almacenada en la empresa.
  • Mala imagen ante los interlocutores por no poder acceder o hacerlo en un tiempo exagerado a documentos necesarios.
En el desarrollo de la actividad normal, a la empresa llegan o se generan multitud de documentos básicamente en 2 formatos: papel o digital (pdf, word, etc.).  Los de papel, normalmente, siguen un camino mas o menos establecido, pasando por la manipularción de uno o varios trabajadores hasta llegar a su archivo en armarios, cajones, etc.
Los digitales (archivos pdf, word, imágenes, etc.) que nos llegan por email, descargas o trámites “online” con la administración u otras empresas, en la mayoría de los casos se quedan almacenados en el programa lector de correo o en el propio disco duro del operador que lo ha generado o descargado.
Ambos procesos provocan alguno o todos de los problemas que comentabamos antes.
Con un sistema de gestión documental, a la hora de manejar cualquier documento, bien generado por la misma empresa o recepcionado del exterior, el proceso sería de un solo paso en el caso de que esté en formato digital y de dos pasos en el caso de que está en formato papel:
> Documento digital > Registro y archivado en el sistema.
> Documento en papel > Escaneado > Registro y archivado en el sistema.
Desde este momento el documento estará disponible para quién lo necesite, fácilmente accesible y recuperable en segundos desde cualquier puesto de trabajo donde se requiera.

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