Software de gestión: la empresa bajo control.

Se produce, en muchos casos, la paradoja de que aunque se ha avanzado muchísimo en campos como las telecomunicaciones o el software para dar a los negocios la oportunidad, ControlAlmacenirrenunciable e inaplazable, de modernizar y adaptar a los mercados actuales su dinámica del día a día, estos avances no llegan a implantarse en los mismos o se hace de forma tímida y chapuzera en muchos casos.

Y es que, aunque afortunadamente se va mejorando (demasiado lentamente), hay un sector de las pymes y profesionales en este país que arrastra un retraso, no ya tecnológico (ver entrada), sino en su mentalidad empresarial: se asume que una empresa o profesional que factura decenas de miles de euros al año es normal que lleve su gestión administrativa en unas hojas de cálculo en el mejor de los casos. Y hemos visto empresarios invertir 80.000 € en una sola máquina (por supuesto que muy necesaria para la producción del bien concreto), tener 5 empleados y varios comerciales y no invertir (que no gastar) 3.000 € en un software de gestión decente. También hemos visto (bastantes, desgraciadamente) negocios que han estado durante mucho tiempo funcionando aparentemente bien, vendiendo, comprando, ingresando, contratando, gastando, invirtiendo, y que en cuestión de semanas se han hundido con unos agujeros monetarios importantes, dejando “colgados” a proveedores, empleados e incluso a la administración del estado. En algunos casos, el gerente o responsable, no ha sido consciente de que el dinero que entraba o salía cada día en las cuentas bancarias, no era el único parámetro a tener en cuenta: existen mercaderías en stock, polizas de crédito, obligaciones de pago futuras, incobrados e incobrables, rentabilidad real de las operaciones, que un comercial tenía mas gastos que ventas, etc.

Somos conscientes del varapalo que ha supuesto la crisis que venimos arrastrando en todos los sectores, pero en muchos casos, también ha sido esta crisis la factura1que ha puesto de manifiesto las debilidades de muchos negocios, como la que hemos señalado. Es de desear que estas circunstancias sirvan para aprender de los errores cometidos (el mejor, aunque duro, método de aprendizaje) y seamos capaces de recobrarnos asumiendo los cambios que, inevitablemente, están ocurriendo. Hay formas de hacer las cosas bien, y a medio y largo plazo, son las únicas que funcionan.

Concretando sobre el tema, es cierto que hace unos años, solo las grandes empresas con personal especializado y enormes recursos, se podían permitir medios de gestión como un ERP, es decir, un sistema informático que maneje la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas, gestión de clientes y proveedores y contabilidad de la compañía de forma modular e interconectada. Pero hoy en día, con la llegada del software de código abierto, existen soluciones como Odoo (OpenERP), susceptibles de ser usadas en todos las categorías empresariales, desde un trabajador autónomo hasta grandes empresas, con unos costes adaptados a cada necesidad y poder adquisitivo.

Las últimas versiones de este software ERP para empresas, negocios y profesionales, están llegando a cubrir prácticamente todas las areas en las necesidades de gestión de las mismas:

  • Para la administración: Contabilidad oficial y financiera, Facturación, Control de Inventarios, Fabricación, Gestión de Proyectos, …
  • Para el incremento de ventas: Prespuestos, Gestión de Relación con los Clientes, Puntos de Venta, …
  • Para dar el salto a la Web: Creación de Websites, Gestión de Blogs, Redes Sociales, Comercio Electrónico, …
  • Para mejorar el marketing: Mailing, Chats en vivo, Gestión de Comunidades de la Red, Encuestas, Eventos, …
  • Para gestionar las relaciones con los empleados: Contratación, Gestión de Flotas y Recursos, Gastos asociados, …

Y todo desde un mismo sistema, accesible desde cualquier punto con conexión a Internet (Pcs, tablets, móviles, portátiles), escalable (crece o mengua según las necesidades de la empresa), modular (se adapta a los requerimientos particulares del negocio) y asequible (no tiene cuotas por usuario o por derechos de uso como otros sistemas propietarios).

Otra gran ventaja de incorporar estos sistemas, es que el usuario no se “casa” de por vida con ninguna empresa concreta, sino que en cualquier momento, si no esta conforme con los servicios de su actual proveedor, puede cambiar a otro de los cientos que existen para este software.

En definitiva, no hay excusas realistas para hacer las cosas bien y mejorar un aspecto tan importante en cualquier negocio como es la gestión del mismo, es decir, tener todo bajo control en el día a día. Para ello, nuestra empresa queda a su disposición para cualquier duda o realizar un estudio de su caso.

Mas información

 

Hacia la oficina sin papel

El pasado día  25 de Octubre se celebró el “Día Mundial sin Papel”. Esta efeméride trata de concienciarnos sobre la necesidad de utilizar menos cantidad de papel por diversas razones: ecológicas, de sostenibilidad, etc.Gestión Documental

Pero una de las razones en las que podemos centrarnos y actuar en la empresa, es la de mejorar los procesos productivos que se dan den la misma. Es otro de los aspectos empresariales en los que las nuevas tecnologías nos pueden ayudar. ¿Cómo lo hacen?. Pues implementando en nuestra empresa un sistema de gestión documental adaptado a las necesidades de la misma.

– Ventajas de un sistema de gestión documental frente al papel:

  • Ahorro de espacio en las oficinas o centros de trabajo (y por tanto, de dinero: el metro cuadrado de espacio es caro en la mayoría de los casos).
  • Ahorro en tiempo de trabajo (y, por supuesto, el dinero que este cuesta).
  • Disminución en el tiempo de respuesta hacia clientes, proveedores o interlocutores en general en cuestiones relacionadas con la documentación.
  • Acceso rápido, centralizado y eficiente a la información interna de la empresa.
  • Mejora de la capacidad de respuesta ante nuestros interlocutores hasta en un 300%.
  • Acceso desde cualquier lugar a nuestros archivos.
  • Seguridad: quién puede ver o modifica qué.
– Problemas que nos puede evitar un buen sistema de gestión documental:
  • Desorganización y/o colapso de nuestros archivos.
  • Deterioro de los documentos basados en papel.
  • Incapacidad de acceder a la información almacenada en la empresa.
  • Mala imagen ante los interlocutores por no poder acceder o hacerlo en un tiempo exagerado a documentos necesarios.
En el desarrollo de la actividad normal, a la empresa llegan o se generan multitud de documentos básicamente en 2 formatos: papel o digital (pdf, word, etc.).  Los de papel, normalmente, siguen un camino mas o menos establecido, pasando por la manipularción de uno o varios trabajadores hasta llegar a su archivo en armarios, cajones, etc.
Los digitales (archivos pdf, word, imágenes, etc.) que nos llegan por email, descargas o trámites “online” con la administración u otras empresas, en la mayoría de los casos se quedan almacenados en el programa lector de correo o en el propio disco duro del operador que lo ha generado o descargado.
Ambos procesos provocan alguno o todos de los problemas que comentabamos antes.
Con un sistema de gestión documental, a la hora de manejar cualquier documento, bien generado por la misma empresa o recepcionado del exterior, el proceso sería de un solo paso en el caso de que esté en formato digital y de dos pasos en el caso de que está en formato papel:
> Documento digital > Registro y archivado en el sistema.
> Documento en papel > Escaneado > Registro y archivado en el sistema.
Desde este momento el documento estará disponible para quién lo necesite, fácilmente accesible y recuperable en segundos desde cualquier puesto de trabajo donde se requiera.

Integración de la gestión interna y tienda “online”

Cuando menos es más. Tienda “online” y sistema de gestión integrados.

Actualmente disponemos de una gran cantidad de herramientas de software para casi cualquier tarea que tengamos que desarrollar en nuestro negocio. Esto, que “a Tienda Onlinepriori”, es una gran ventaja, en muchas ocasiones se convierte en un inconveniente en el mejor de los casos, y en una pesadilla en el peor. No es raro encontrarnos con empresas o pequeños negocios que usan un programa de facturación, otro distinto para hacer etiquetas de productos, otro para contabilidad oficial, tienen una tienda “online” aparte,  e incluso controlan las existencias con una hoja de cálculo. ¿Por qué se producen estas situaciones?. Las razones pueden ser variadas, pero, por citar algunas que nos hemos encontrado:

Leer más »

Los malentendidos de las PYMEs frente a las TIC

Cada vez es mas evidente que los negocios en general deben estar pendientes de las nuevas tecnologías y su evolución continua. Dar la espalda a fenómenos como el comercio electrónico, los sistemas de gestión integrados, las redes sociales: Facebook, Twiter, etc.,  no solo es adoptar la postura del avestruz, si no que cuesta dinero a las empresas que asumen esa filosofía. Por el contrario, nos interesa a todos nadar a favor de la imparable corriente, ya que los beneficios son tangibles.

Leer más »

El evidente retraso tecnológico de los autónomos (y PYMEs) españoles

Cita del comentario de uno de nuestros clientes (autónomo): “Hay días que gano mas sentado ante el programa de gestión que saliendo a trabajar”, haciendo referencia a la importancia de mantener un buen sistema de gestión en nuestro negocio, sea cual sea.

La Fundación para el Desarrollo Infotecnológico de Empresas y Sociedad (Fundetec) ha dado a conocer los resultados del tercer informe “El trabajador Autónomo y la Sociedad de la Información 2010” (PDF), elaborado en colaboración con laas asociacioanes de autónomos ATA y UPTA, para comprobar la implantación y uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) dentro de este colectivo. Los resultados el mismo ponen de manifiesto un evidente retraso en la utilización de los autónomos de las soluciones tecnológicas en sus negocios.

Leer más »

Módulos de OpenERP

La flexibilidad y potencia de OpenERP es tal que le permite elegir entre más de 700 módulos y combinarlos entre sí para crear la herramienta perfecta de gestión de su negocio: puede ser tan simple como para llevar una facturación de un trabajador autónomo, una pyme o tan potente como para gestionar una multinacional con decenas de sucursales y cientos de empleados. Usted elige. Leer más »

Más de la mitad de las empresas consiguen clientes en redes sociales

Aunque en un primer momento esto de las redes sociales nos puedan sonar a muchos pequeños empresarios o negocios como “algo de jóvenes para quedar, chatear y poner fotos en Internet”, la realidad es que hace tiempo que han trascendido estas funcionalidades y hoy en día, las grandes empresas, sobre todo, han hecho de las mismas una herramienta de intercomunicación con sus clientes de primera magnitud. El siguiente texto sacado de la publicación Muy Pymes, aborda de forma resumida este hecho.

Leer más »

El comercio electrónico sigue creciendo en España

Fuente: Comisión del Mercado de las Telecomunicaciones

Aunque es algo que todos intuimos de una forma u otra, ver los datos reales confirma que el comercio electrónico se afianza como un canal que crece y se erige en tabla de salvación para muchas empresas y comercios. Y es una tendencia que, nos guste mas o menos, se perpetúa año tras año de una forma real y tangible. No podemos obviarlo y los pequeños negocios tienen que encontrar su hueco en este nuevo escenario de relación con los consumidores. Hace unos años, el perfil del comprador por Internet acotaba a un segmento joven y “tecnológico”, pero estos jóvenes de ayer, son los adultos de hoy, y tiene detrás a otros jóvenes mas acostumbrados a estos cambios incluso. Por tanto, este segmento de clientes asiduos a las compras “online” ha crecido y lo seguirá haciendo año tras año. Veamos los datos:

Leer más »

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información. CERRAR